Sistema de Gerenciamento de Ordens de Serviço

Prezados Amigos e Colegas,

Quando escrevi sobre antecipar as necessidades dos clientes, mencionei a importância de um Sistema de Gerenciamento de Ordens de Serviço que auxiliasse na Engenharia de Manutenção.

Nesse texto, abordarei a escolha de um Sistema de Gerenciamento de Ordens de Serviço, citando algumas perguntas que devem ser feitas antes de sua aquisição.

Perguntas de assuntos gerais:

a) Como é a estrutura da empresa que está vendendo ou desenvolvendo esse sistema? É uma empresa conhecida, com experiência e confiável? Quem recomendou?

b) Em que empresas similares a do cliente, ou de outros ramos, o sistema já está implantado e em operação no País? Visite outros clientes.

c) Qual a plataforma de base de dados utilizada pelo sistema? Sua empresa usa a mesma? Se o sistema usa outra plataforma de dados, qual o custo desta? Pode ser feita interface entre as bases?

d) Qual o hardware ideal para processamento do sistema?

e) Como o sistema trabalha em rede corporativa? Há limitação de usuários simultâneos?

f) Pode ser usado em mais de uma unidade? Como é a comunicação e atualização à distância?

g) Posso testar o sistema por um tempo, antes de adquiri-lo?

Implantação e Operação:

h) Como é o suporte para implantação e operação?

i) Quais os recursos necessários para implantação (tabelas, dados técnicos, tarefas, tempos, custos, etc.)?

j) Como é a navegação entre os módulos? Há facilidade operacional e telas amigáveis?

k) O sistema possui configuração de senhas de acesso e segurança?

l) Para o usuário final é simples a operação, abertura e visualização das ordens de serviço?

m) Como o sistema trata os custos com a manutenção? Quais os itens que compõe o custo das ordens de serviço?

n) O sistema permite distinguir entre ordens de serviço realizadas internamente daquelas feitas por terceiros?

o) O sistema permite que o cliente final avalie o trabalho do pessoal da manutenção? (item importante para a acreditação e para a ISO, que exigem melhoria contínua)

p) Quais são os relatórios e gráficos pré-configurados?

q) Quais as facilidades para geração de outros relatórios e gráficos?

r) Como funciona o planejamento de manutenção, programações, recursos, simulações, modificações, etc.?

s) O sistema tem um módulo financeiro?

t) O sistema tem um módulo de BI?

u) Como é a importação e exportação de dados ou arquivamento de anexos?

v) O sistema permite troca de dados com a internet ou mensagens para outros sistemas de comunicação (celular, bip,…)?

Custos:

w) O custo do sistema inclui o treinamento de pessoal? Até quantas pessoas?

x) O custo do sistema inclui sua instalação? Com deslocamentos, viagens e hospedagem?

y) O custo do sistema inclui o levantamento de dados de cadastro?

z) O custo do sistema inclui adequações de programação a realidade do usuário (customização)?  De que forma e em que quantidade?

aa) A quantidade de usuários operando em rede interfere no custo de aquisição? Quanto? O custo é total ou para cada cópia fornecida?

ab) O sistema pode ser adquirido de forma modular, sem exigir adequações, à medida que sejam implantados novos módulos?

ac) Qual a taxa anual de manutenção do sistema? E quando se inicia? Solicite uma minuta de contrato de manutenção.

Após a seleção técnica devem ser explicitadas todas as questões particulares:

1) O objeto do contrato (ex.: cessão de direitos de uso);

2) As características fundamentais, as específicas e os critérios de customização;

3) O universo de utilização do sistema;

4) A estrutura operacional, o hardware e software que deve existir na empresa;

5) As interfaces exigidas para operacionalização do sistema;

6) A documentação a ser fornecida com o sistema;

7) Os critérios de treinamento, durante e após a implantação do sistema;

8 )  Os custos e prazos para as necessidades futuras (hora técnico, hora de desenvolvimento, …);

9) A minuta do contrato de manutenção;

10) A duração do contrato e as condições em caso de rompimento, com cópia dos dados em formato legível por outro sistema, ao final do contrato.

Deve ser definido um Cronograma de implantação do sistema:

1) Os gerentes devem estar conscientes de que a seleção do software não encerra a tarefa de informatizar o processo da manutenção,  uma vez que a formação dos cadastros iniciais vão necessitar de grande investimento de tempo para conseguir que o sistema esteja em condições de operar.

2) Cabe destacar as dificuldades que serão encontradas para iniciar a operação do sistema depois de instalar e processar os arquivos básicos.

3) Essas dificuldades estão muito relacionadas a reações do pessoal de execução da manutenção em aceitar as novas metodologias e preencher corretamente os documentos para realimentação do sistema.

4) Assim como as reações dos solicitantes de serviços em efetuar seus pedidos através do órgão competente, atribuir corretamente o grau de prioridade e avaliar os serviços.

5) Normalmente, estas dificuldades são superadas somente entre 1 e 2 anos, a partir da implementação do sistema.

6) Qualquer sistema só terá sucesso se sua implantação contar com o comprometimento de todo o corpo diretivo e gerencial da empresa.

 

Enfim, a escolha de um sistema não é simples e cada vez mais deve ser pensada, em função da atualização e necessidades dos usuários.

Agradeço imensamente ao amigo Mario Steffen, que conhece muito desse tema e colaborou para sua publicação de forma correta.

Agradeço a contribuição e comentários de todos, no Blog e na Web-site.

 

Luciano Martins Gehrke

gehrkeluciano@hotmail.com

http://www.gerenciamentodecrise.com.br/site

https://engenharianasaude.wordpress.com/

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